Umowa z hostessą na targi i co w niej zapisać

Jaką formę umowy wybrać

Najczęściej stosuje się umowę zlecenie albo umowę o dzieło, a przy osobach prowadzących działalność gospodarczą kontrakt B2B z fakturą. Wybór nie jest kwestią gustu. Zlecenie dotyczy starannego działania, czyli obsługi stoiska przez określony czas. Umowa o dzieło wymaga konkretnego, mierzalnego rezultatu, który przy rozmowach z gośćmi targowymi trudno zdefiniować, dlatego rzadko pasuje do tej pracy.

Druga decyzja to strona umowy. Przy zamówieniu przez agencję podpisujesz ją z agencją, a ona odpowiada za obsadę. Przy rezerwacji bezpośredniej ustalasz warunki z samą hostessą i to Ty odpowiadasz za dopilnowanie wszystkich punktów. Składki i rozliczenie podatkowe zależą od formy zatrudnienia i statusu osoby, więc przy większych zleceniach zapytaj księgowego, zanim wybierzesz wzór.

Zakres pracy i godziny

Najwięcej sporów po targach dotyczy tego, co wchodziło w zakres. Zapisz zadania konkretnie: powitanie gości, wydawanie materiałów, rejestracja kontaktów w formularzu, prowadzenie krótkich prezentacji. Jeśli hostessa ma mówić po angielsku albo obsługiwać aplikację do skanowania wizytówek, wpisz to osobno.

• Datę, adres hali i numer stoiska.
• Godzinę odprawy, godziny pracy przy stoisku i godzinę zakończenia dnia.
• Przerwy i to, kto zapewnia zastępstwo w czasie przerwy.
• Ubiór lub strój marki oraz osobę odpowiedzialną za jego dostarczenie.
• Osobę po stronie wystawcy, która koordynuje pracę i zatwierdza zmiany.

Te same informacje powinny znaleźć się w briefie, który wysyłasz przed wyceną. Wtedy umowa jest jego krótkim podsumowaniem, a nie nowym dokumentem. Jak przygotować brief, opisuje strona hostessy na targi.

Wynagrodzenie i koszty dodatkowe

Wpisz kwotę brutto albo netto, jednostkę rozliczenia (godzina, dzień, całe wydarzenie) i termin płatności. Osobno wymień dojazd, nocleg, wyżywienie i odprawę, jeśli nie mieszczą się w stawce. Oferta, która wygląda na tańszą, często po prostu pomija te pozycje, a spór pojawia się dopiero przy rozliczeniu.

Zapisz też, co się dzieje przy przedłużeniu pracy. Targi rzadko kończą się o czasie, więc ustal, od której minuty godziny dodatkowe są płatne i kto je zatwierdza. Zasady liczenia pozostałych elementów budżetu znajdziesz w artykule ile kosztuje hostessa na targi.

Rezygnacja i zmiana terminu

To punkt, który wygląda na formalność, dopóki hostessa nie zachoruje na dwa dni przed otwarciem hali. Ustal, do kiedy każda ze stron może zrezygnować bez kosztów, jakie są konsekwencje późniejszej rezygnacji i kto szuka zastępstwa. Dobrze działa zapis, że przy chorobie hostessa niezwłocznie informuje koordynatora, a wystawca może wskazać zastępstwo z tej samej puli profili.

Uwzględnij także zmianę po stronie wystawcy: skrócenie dnia, przeniesienie stoiska, odwołanie targów. Wpisz, w jakim terminie i w jakiej części wynagrodzenie należy się mimo to. Jasne zasady zmniejszają ryzyko, że obie strony będą interpretować milczenie umowy na swoją korzyść.

Wizerunek i zdjęcia ze stoiska

Zdjęcia ze stoiska trafiają do mediów społecznościowych, newslettera i prezentacji dla klientów. Hostessa musi wiedzieć, w jakim zakresie jej wizerunek będzie użyty. Określ kanały, terytorium, okres wykorzystania i to, czy zdjęcia mogą stać się częścią płatnej reklamy. Relacja z targów i kampania reklamowa to różne pola użycia, a rozszerzenie wymaga osobnej zgody.

Szczegółowe omówienie tych zapisów znajdziesz w artykule umowa na wykorzystanie wizerunku. Przekaż fotografowi listę osób, które wyraziły zgodę, i usuń z materiałów kadry z osobami, które jej nie udzieliły.

Jak podpisać umowę przed targami

Najprostszy układ to podpis elektroniczny zamiast wymiany skanów, szczególnie gdy zespół jest w kilku miastach, a do wydarzenia zostaje tydzień. Jeśli podpisujesz umowy w firmie regularnie, warto mieć stały obieg dokumentów, w którym akceptuje je osoba odpowiedzialna za budżet. Do tego służą na przykład narzędzia do podpisu elektronicznego umów w firmie, które trzymają całą ścieżkę akceptacji w jednym miejscu.

Niezależnie od narzędzia dopilnuj trzech rzeczy. Umowa ma być podpisana przed odprawą, a nie na hali. Obie strony mają jej kopię. Zakres i godziny są zgodne z briefem, na podstawie którego powstała wycena. W Modelovo brief, krótka lista i szablon ustaleń są w jednym miejscu, więc zespół zamawiasz bez przepisywania danych. Zajrzyj do opisu działania platformy i planów dla zamawiających, a potem przygotuj pierwszy brief.

Przy bardziej złożonych kontraktach, na przykład dla kilkunastoosobowego zespołu na kilku wydarzeniach, skonsultuj wzór z prawnikiem. Poniższe wskazówki porządkują rozmowę, ale nie zastępują porady dla Twojej sytuacji.

Przygotuj brief

Pytania o umowę z hostessą