Hostessy na eventy firmowe i imprezy marki
Hostessy na eventy witają gości, prowadzą rejestrację, kierują ruchem, obsługują strefy marki i dbają o to, by wydarzenie wyglądało tak, jak zaplanował je organizator. W Modelovo opisujesz event w jednym briefie, porównujesz profile z cenami i dostępnością, a potem zamawiasz cały zespół na wszystkie godziny i strefy. Nie wysyłasz tego samego zapytania do kilku agencji, tylko wybierasz z krótkiej listy.
Do jakich eventów zamawia się hostessy
Najczęściej do konferencji i szkoleń firmowych, premier produktów, otwarć lokali, gal, imprez integracyjnych oraz eventów sponsorskich. Każdy z tych formatów wymaga trochę innej pracy. Na premierze liczy się pierwsze wrażenie przy wejściu i opowiadanie o produkcie, na gali obsługa listy VIP i szatni, a na evencie integracyjnym kierowanie gośćmi między strefami i dbanie o program.
Dobrze działa podział na role. Jedna hostessa prowadzi rejestrację, druga pracuje w strefie marki, trzecia odpowiada za kierowanie gośćmi, a jedna osoba pełni funkcję lidera zespołu i jest pierwszym kontaktem dla organizatora. Dzięki temu koordynator wydarzenia nie musi rozmawiać z każdą osobą osobno, a zmiany w planie trafiają do zespołu jednym kanałem.
Hostessa nie zastępuje koordynatora wydarzenia ani obsługi technicznej. Jej rola to bezpośredni kontakt z gośćmi, dlatego dobrze jest zapisać w briefie, za co dokładnie odpowiada, a za co nie. Kto przyjmuje kontakt od prasy, kto odpowiada za scenę i kto decyduje, gdy pojawia się problem przy wejściu.
Co zapisać w briefie na event
Event ma więcej ruchomych części niż stoisko targowe, więc brief powinien być dokładniejszy. Zbierz przed wysłaniem zapytania poniższe informacje.
- Datę, godziny wydarzenia oraz godzinę odprawy zespołu, osobno dla montażu i dla gości.
- Plan miejsca z zaznaczeniem wejścia, rejestracji, stref marki, szatni i zaplecza.
- Zadania na każdą strefę, czyli co hostessa mówi, wydaje, sprawdza i co zgłasza koordynatorowi.
- Zasady listy gości, w tym obsługę osób spoza listy oraz gości VIP.
- Strój i wygląd zgodny z charakterem marki oraz informację, kto go dostarcza i kiedy.
- Osobę kontaktową po stronie organizatora, dostępną przez cały event.
Na tej podstawie system zestawia profile z cenami i dostępnością, więc porównujesz propozycje wobec tych samych założeń. Jeśli wydarzenie odbywa się na hali, zajrzyj do strony hostessy na targi, a przy spotkaniach branżowych do opisu hostessy na konferencje.
Jak policzyć obsadę eventu
Liczba hostess wynika z układu miejsca, a nie z samej liczby gości. Jedno wejście z listą gości wymaga innej obsady niż otwarta strefa degustacji. Policz osobno punkty, w których goście muszą być obsłużeni jednocześnie, na przykład rejestrację w godzinie przyjścia największej grupy, i dołóż rezerwę na przerwy oraz nieobecność.
Nie ustawiaj wszystkich osób na ten sam przedział godzin. Rejestracja jest obciążona na początku, szatnia na końcu, a strefy marki w środku wydarzenia. Rozłożenie zmian obniża koszt i zmniejsza zmęczenie zespołu. Pełny sposób liczenia, razem z przykładem, znajdziesz w artykule ile hostess zamówić na event firmowy. Przy wydarzeniach w kilku miastach policz obsadę osobno dla każdej lokalizacji i wybieraj osoby z miejsca, bo każdy dojazd to koszt i ryzyko spóźnienia. Zasady budżetu opisuje też tekst ile kosztuje hostessa na targi, a logika rozliczeń jest podobna na każdym wydarzeniu. Przy wydarzeniach grudniowych przeczytaj też koszt hostess na event świąteczny.
Jak zamówić hostessy na event w Modelovo
- Załóż konto zamawiającego. Zakładasz je raz i korzystasz z bazy profili przy kolejnych wydarzeniach.
- Dodaj brief. Opisujesz event, strefy, godziny, strój i zasady obsługi gości.
- Porównaj krótką listę. Zestawiasz profile z cenami i dostępnością na wskazany dzień.
- Potwierdź zespół i podpisz ustalenia. Korzystasz z szablonu umowy, w tym z zapisów o użyciu wizerunku, jeśli event jest fotografowany.
Platforma obejmuje wyłącznie pełnoletnie osoby z weryfikacją dokumentu, a wynagrodzenie zespołu ustalasz oddzielnie od abonamentu. Porównaj plany dla zamawiających i zacznij od pierwszego briefu. Ogólny przegląd usług hostess znajdziesz na stronie agencja hostess.
Zdjęcia z eventu i wizerunek hostess
Relacje z wydarzenia trafiają do mediów społecznościowych, newslettera i prezentacji dla zarządu lub sponsorów. Zanim hostessa stanie przy wejściu, ustal, w jakich kanałach i jak długo wolno używać zdjęć. Galeria po evencie to inny zakres niż płatna reklama z jej twarzą, a szersze użycie wymaga osobnej zgody zapisanej w umowie.
Jak sformułować takie ustalenia, opisuje artykuł umowa na wykorzystanie wizerunku, a zasady weryfikacji profili znajdziesz na stronie bezpieczeństwo współpracy. Przy dużych wydarzeniach skonsultuj treść umowy z prawnikiem.
Pytania o hostessy na eventy
Ile przed eventem trzeba zamówić hostessy?
Im wcześniej, tym szersza krótka lista. Przy premierze produktu albo gali zostaw czas na odprawę, dobór stroju i zapasowe osoby, bo termin w sezonie eventowym zapełnia się szybko.
Czy hostessa może prowadzić rejestrację gości na evencie?
Tak, jeśli brief opisuje listę gości, sposób weryfikacji i to, kto ją dostarcza. Wpisz też, jak postępować z osobami spoza listy, bo to najczęstsza sytuacja sporna przy wejściu.
Ile hostess zamówić na event firmowy?
Zależy od liczby gości, liczby wejść i stref. Zacznij od jednej osoby na każdy punkt rejestracji i jednej na strefę marki, dodaj rezerwę. Szczegółowy sposób liczenia opisuje artykuł o obsadzie eventu.
Czy mogę zamówić hostessy na event w innym mieście?
Tak. Dodaj lokalizację w briefie i oceń dostępność dla danego miasta. Lokalne profile ograniczają koszt dojazdu i noclegu oraz ryzyko spóźnienia na odprawę.