Ile hostess zamówić na event firmowy i jak to policzyć

Od czego zależy liczba hostess

Wydarzenie z dziesięcioma punktami obsługi wymaga innej obsady niż to samo wydarzenie z jednym wejściem, nawet przy takiej samej liczbie gości. Pierwsza zmienna to układ miejsca. Im więcej wejść, stref i pięter, tym więcej osób potrzeba, bo hostessa nie może być w dwóch miejscach naraz.

Druga zmienna to rozkład przyjścia gości. Jeśli wszyscy przychodzą w ciągu kwadransa, rejestracja jest przeciążona. Jeśli wchodzą przez dwie godziny, wystarczy mniej stanowisk. Trzecia to zakres zadań. Samo wskazywanie drogi zajmuje mniej czasu niż sprawdzanie listy, wydawanie identyfikatorów i opowiadanie o produkcie, więc każde dodatkowe zadanie zmniejsza liczbę osób, które obsłużysz jedną hostessą.

Policz obsadę punkt po punkcie

Najprostsza metoda to tabela, w której każdy punkt obsługi ma wiersz. Zapisz w nim godziny pracy punktu, zadania, liczbę osób potrzebnych w szczycie i liczbę osób poza szczytem. Dopiero suma z tabeli daje obsadę, a nie szacunek z głowy.

• Rejestracja. Policz stanowiska według godziny największego napływu, nie średniej.
• Strefy marki. Zazwyczaj jedna osoba na strefę, dwie, jeśli goście zbierają się grupami albo produkt wymaga demonstracji.
• Szatnia i wydawanie rzeczy. Obciążona na początku i na końcu, w środku wystarczy mniej osób.
• Kierowanie ruchem. Osoba na rozwidleniu, windzie albo wejściu na salę, jeśli goście mają kłopot ze znalezieniem drogi.
• Praca z VIP-ami. Osobna osoba, która prowadzi gościa, a nie rejestruje go w kolejce.

To wskazówki do dopasowania, a nie sztywne normy. Jeśli miejsce jest małe, a lista krótka, część punktów łączy się w jedno stanowisko.

Przykład dla eventu na kilkaset osób

Wyobraź sobie premierę produktu dla kilkuset gości, z jednym wejściem, rejestracją, szatnią i dwiema strefami marki. Goście przychodzą głównie w pierwszej godzinie. Obsada szczytowa to dwa stanowiska rejestracji, jedna osoba przy szatni, po jednej osobie na każdą strefę marki i jedna osoba kierująca ruchem przy wejściu na salę. To razem sześć osób w godzinie szczytu.

Po pierwszej godzinie rejestracja zwalnia, więc jedną osobę można przesunąć do strefy marki albo zwolnić. Pod koniec eventu wraca obciążenie szatni, więc warto zaplanować tam drugą osobę. W tym układzie zamawia się sześć osób na szczyt i jedną do pięciu na pozostałe godziny, a nie sześć na cały czas. Rachunek to jedynie przykład, a prawdziwa liczba zależy od Twojego planu miejsca.

Inaczej liczy się konferencję, na której większość gości siada w sali i rejestruje się rano, a inaczej imprezę integracyjną z kilkoma strefami na zewnątrz. Na konferencji obsada skupia się na rejestracji i kierowaniu do sal, więc po otwarciu można ją zmniejszyć. Na evencie plenerowym zespół rozchodzi się po strefach i zostaje do końca, bo goście przemieszczają się cały czas. Przy sponsorskiej imprezie dla klientów dochodzi opowiadanie o marce, więc ważniejsza od liczby osób staje się ich umiejętność rozmowy. Dobierz profile do tego zadania, a nie tylko do wzrostu czy stroju.

Zmiany, przerwy i rezerwa

Przy pracy kilkugodzinnej zespół potrzebuje przerw, a przerwa to chwila, w której punkt jest nieobsadzony, jeśli nie ma zastępstwa. Wpisz przerwy do harmonogramu i ustal, kto zastępuje kogo. Przy większym zespole najprościej mieć jedną osobę w rotacji, która wchodzi za koleżanki po kolei.

Rezerwa na nieobecność to osobna sprawa. Choroba czy problem z dojazdem zdarzają się, a w dniu eventu nie ma czasu na szukanie nowej osoby. Dlatego już w briefie zaznacz kolejny profil z krótkiej listy, z potwierdzoną dostępnością. Szczegóły zapisów o rezygnacji i zastępstwie opisuje artykuł umowa z hostessą na targi, a zasady są podobne przy każdym wydarzeniu.

Najczęstsze błędy przy planowaniu obsady

Pierwszy błąd to liczenie według liczby gości, bez układu miejsca. Skutkiem jest za duża obsada przy małej sali albo zbyt mała przy kilku wejściach. Drugi błąd to jedna godzina pracy dla całego zespołu, czyli płacenie za wszystkich przez cały event, choć rejestracja kończy się po godzinie.

Trzeci to brak jasnych zadań. Hostessa, która nie wie, co ma zrobić, gdy ktoś nie jest na liście, wzywa koordynatora i blokuje kolejkę. Czwarty to pominięcie odprawy. Zespół, który dostaje plan miejsca na miejscu, traci pierwsze minuty gości. Ustal więc godzinę odprawy przed otwarciem i zapisz ją w briefie. Koszty godzin dodatkowych opisuje artykuł ile kosztuje hostessa na targi, a rachunek jest podobny na evencie.

Jak wysłać brief i porównać oferty

Gdy obsada jest policzona, przenieś tabelę do briefu. W Modelovo wpisujesz datę, strefy, godziny, strój i zadania, a system pokazuje profile z cenami i dostępnością na wskazany dzień. Porównujesz propozycje wobec tych samych założeń, więc różnica w cenie wynika z oferty, a nie z innego rozumienia zlecenia.

Jeśli zależy Ci na gotowym zestawieniu usług, wejdź na stronę hostessy na eventy firmowe, a ogólny przegląd znajdziesz w opisie agencja hostess. Wybór miejsca wydarzenia to osobna decyzja, na przykład gdy szukasz sali konferencyjnej na swój event, a dopiero potem liczysz obsadę. Porównaj też plany dla zamawiających.

Przygotuj brief

Pytania o obsadę eventu